Caratteristiche software EPX-NS Nota Spese
Procedura per Nota Spese
Procedura di visualizzazione ed inserimento individuale dei dati relativi ai dati del nota spese per dipendente.
Impostazione di collegamento tramite INTERNET / INTRANET.

Visualizzazione dati ed imputazione giustificativi mediante browser (Internet Explorer, Netscape, …).

Vantaggi della automazione nota spese:
• Riorganizzazione funzionale della procedura
• Riduzione dei costi di gestione (imputazione, controllo, …)
• Risparmio dovuto al controllo dei limiti di spesa (travel policy)
• Organizzazione degli anticipi cassa
• Esportazione automatica dei dati verso il sistema gestionale (contabilità, tesoreria, …) e verso il pacchetto paghe per l’eventuale accredito sul cedolino

Generalità di EPX-NS

Il sistema EPX-NS, già nella configurazione base, permette:
• Gestione ore di viaggio ed indennità
• Controlli incrociati con la rilevazione presenze
• Caricamento rimborsi spese con verifica on-line dei diritti secondo regole predefinite (anche legate alle timbrature)
• Gestione autorizzazioni da parte del responsabile
• Funzioni di controllo del supervisore
• Export in paga (se previsto dal pacchetto paghe) o export in contabilità

Caricamento di base
Riportiamo di seguito alcune funzioni di caricamento che il sistema prevede:
• Impostazione tabellare dei parametri di base relativi ai rimborsi
• Gestione dei vincoli aziendali con segnalazione del loro superamento al momento del caricamento e successivamente al responsabile con evidenza “visiva” (differente colore)
• Anagrafica carte aziendali e auto aziendali
• Associazione delle singole tipologie di rimborsi a gruppo di dipendenti: possibilità di rendere disponibili voci di rimborso solo a gruppi specifici di persone
• Gestione anticipi con situazione a scalare in tempo reale
• Totalizzatori cumulativi, aggiornati in tempo reale, con periodicità mensile, annuale o indefinita, su cui effettuare controlli di valore
• Gestione valuta, con funzione di inserimento del valore di cambio (obbligatorio e facoltativo)
Inserimento della nota
• Caricamento facilitato per il singolo utente o per la segreteria
• Raggruppamento dei giustificativi in “missioni”
• Associazione a commessa, centro di costo, cliente

Autorizzazione gerarchica
• Comoda funzione di autorizzazione per il responsabile
• Possibilità di autorizzazione multipla
Consultazione e Reports riepilogativi
• Consultazione parametrica dei caricamenti in linea
• Selezione automatica dei soli subalterni
• Selezione del singolo dipendente o di tutti i collaboratori in carico al responsabile
• Situazione mensile per dipendente con dettaglio degli inserimenti
• Situazione generale con dettaglio degli inserimenti e totale mensile
• Riepilogo per tipo di pagamento (aziendale o privato) con possibilità di quadratura con il resoconto carte di credito inviato dal gestore
• Riepilogo delle situazioni eccedenti un limite giornaliero
• Riepilogo delle situazioni eccedenti un totalizzatore mensile/annuale